BAB
I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Organisasi terdiri dari berbagai elemen yang salah satunya
adalah sumber daya manusia. Sedangkan sumberdaya lainnya adalah bahan,
mesin/peralatan, metoda/cara kerja dan modal. Berkenaan dengan sumberdaya
organisasi perlu diingat bahwa semua itu tidaklah tersedia secara berlimpah.
Ada keterbatasan yang mengakibatkan pemanfaatannya harus dilakukan secara
cermat. Proses manajemen yang balk harus bisa memanfaatkan keterbatasan
tersebut demi tercapainya tujuan organisasi.
Sebagaimana elemen organisasi yang lain
sumberdaya manusia harus dikelola dengan baik. Bahkan bisa dikatakan babwa
pengelolaan organisasi pada dasarnya adalah proses pengelolaan manusia. Semua
organisasi apapun jenis, ukuran, fungsi ataupun tujuannya harus beroperasi
dengan dan melalui manusia. Dibandingkan dengan elemen-elemen yang lain memang
dapat dikatakan bahwa manusia adalah merupakan elemen yang paling dinamis dan
kompleks.
Seringkali effisiensi pelaksanaan
organisasi tergantung pada pengelolaan dan pendayagunaan manusia, itulah
sebabnya maka setiap manajer harus mampu bekerja secara efektif dengan manusia,
dan harus mampu memecahkan bermacam-macam persoalan sehubungan dengan
pengelolaan sumberdaya manusia. Pengelolaan sumberdaya manusia di dalam
organisasi kemudian dikenal dengan manajemen Personalia dan kemudian berkembang
menjadi Manajemen Sumberdaya Manusia.
1.2. Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang di
dapatkan dari latar belakang masalah diatas adalah bagaimana penjelasan
mengenai uraian jabatan dan persyaratan jabatan.
1.3. Manfaat Penulisan
Manfaat dari penulisan
makalah ini adalah untuk mengetahui penjelasan mengenai uraian jabatan,
persyaratan jabatan serta mendeskripsikan persyaratan-persyaratannya.
BAB
II
PEMBAHASAN
A. URAIAN JABATAN
2.1.
Pengantar
Untuk bisa menerapkan motto "The Right Man on
the Right Place at the Right Time" ada beberapa hal yang harus diketahui.
Dari sudut perusahaan, maka unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur
"PLACE-" nya, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat
manusia (MAN) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali seeara lebih spesifik
disebut sebagai JABATAN.
Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian
jabatan ini. Jabatan kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan,
tanpa penjelasan lebih jauh. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian
istilah JABATAN ini, Departemen Tenaga Kerja memberikan penjelasan singkat
mengenai arti dari beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan, sebagai
berikut:
UNSUR
Ialah komponen yang
paling kecil dari pekerjaan. Misalnya memutar, menggosok, menarik, mengangkat,
menekan dan sebagainya.
TUGAS
Ialah sekumpulan dart
beberapa UNSUR pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang
membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.
KEDUDUKAN
(POSISI)
Ialah sekumpulan TUGAS
yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja, yakni seluruh kewajiban dan
tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah
kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah
pegawai atau pekerjanya.
PEKERJAAN
Ialah sekumpulan
KEDUDUKAN (POSISI) yang memiliki persamaan kewajiban atau tugas-tugas pokoknya.
Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekeIjaan dapat diduduki oleh satu orang,
atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat.
JABATAN
(JOB)
Ialah sekumpulan
PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan
yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan
dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.
Setelah jelas apa yang dimaksud dengan JABATAN,
belum berarti bahwa permasalahan sudah selesai. Terbatasnya pengetahuan tentang
jabatan-jabatan yang ada dalam perusahaan seringkali terjadi karena tidak
adanya keseragaman istilah (NAMA JABATAN) danjuga karena selalu terjadi
perubahan-perubahan pada jabatan itu sendiri.
Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk
jabatan-jabatan yang mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk
tugas-tugas yang sama adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada
perusahaan yang berbeda.
Kebanyakan perusahaan hanya tahu bahwa misalnya
mereka mempunyai 5 orang tukang ketik, 20 orang operator dan 8 orang ahli
teknik. Namun apa yang sebenarnya dilakukan oleh orang-orang tersebut belum
tentu diketahui secara jelas oleh perusahaan. Bahkan ironisnya para pemegang
jabatan itu
sendiri kadangkala tidak tahu atau merasa ragu
tentang sipa yang seharusnya ia kerjakan.
Untuk mengatasi hal ini, bisa dilakukan Analisa
Jabatan. Suatu studi yang secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua
informasi dan fakta yang berhubungan dengan suatu jabatan
2.2.
Peran Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia
Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci
mengenai setiap jabatan sangatlah diperlukan, antara lain untuk keperluan :
Rekrutmen,
seleksi dan penempatan tenaga kerja
Menentukan
besarnya upah
Merancang
jalur karir pekerja / pegawai
Menetapkan
beban kerja yang pantas dan adil
Merancang
program pendidikan dan pelatihan yang efektif
Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisa
jabatan juga bermanfaat bagi pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadinya.
Dengan ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang ia miliki, berarti para
pegawai tersebut telah diberikan kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan
merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.
2.3.
Analisis Jabatan
Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk
mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta
yang berhubungan dengan masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur,
yaitu :
Apa
yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut
Apa
wewenang dan tanggung jawabnya
Mengapa
pekerjaan tersebut harus dilakukan
Bagaimana
cara melakukannya
Alat-alat
dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya . Besarnya upah
dan lamanya jam bekerja
Pendidikan,
pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
Keterampilan,
sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut
Dan
lain-lain
Informasi
tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu :
1.
Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian
2.
Pekerja yang bersangkutan
3.
Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu
4.
Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan
Berdasarkan
sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk analisa jabatan ini bisa
dilaksanakan dengan cara :
1.
Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang Jabatan
2.
Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang
pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya
3.
Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari buku
catatan harian
Informasi
yang diperoleh dari Analisa Jabatan ini dapat digolongkan dalam beberapa butir
berikut:
Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki
fungsi, peranan dan tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini
akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja.
Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :
1.
Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )
a.
Penyusunan organisasi baru
b.
Penyempumaan organisasi yang sekarang
c.
Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan
2.
Kepegawaian
a. Rekrutmen
seleksi/penempatan
b. Penilaian jabatan
(Evaluasi jabatan)
c. Penyusunanjenjang
karir (Career Planning)
d.
Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)
e. Program pelatihan
3.
Ketatalaksanaan
a. Tata laksana
b. Tata kerja/prosedur
Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu
kegiatan analisis jabatan untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam
1,2 dan 3 adalah hasil yang diperoleh dari proses analisis Jabatan. Hasil
tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian di susun secara
sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang informasi
jabatan ini biasanya disebut uraian jabatan (Job Description).
Analisis
Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
1.
Uraian Jabatan (Job Description).
2
Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job
Requirement)
2.3.1.
Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis
tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis
berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat
penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk
menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas
tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan
pada umumnya meliputi :
1.
Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan
nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan
2.
lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang
juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas
informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini
adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling
sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan
mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan
dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya
4.
Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan
nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat
pengawasan yang terlibat
5.
Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan
horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan
jalur promosi, aliran serta prosedur kerja
6.
Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
7.
Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari
suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain
terutama kondisi kerja yang berbahaya
8.
Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas
2.3.2.
Spesifikasi/Persyaratan Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang
harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat
melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi
jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi
dapat juga di susun secara terpisah.
Beberapa
hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
1.
Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2.
Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3.
Persyaratan fisik dan mental
4.
Persyaratan umur dan jenis kelamin
2.3.3.
Kegunaan Analisa Jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai
hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1.
Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2.
Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
3.
Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru
4.
Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5.
Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6.
Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan
kerja
7.
Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja
2.4.
Pelaksanaan Analisis Jabatan
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses
pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai
berikut :
1.
Tahap persiapan dan perencanaan
2.
Tahap pengumpulan data
3.
Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai
B. PERSYARATAN JABATAN (JOB SPECIFICATION)
2.1. Pengantar
Syarat
jabatan merupakan informasi jabatan turunan artinya, informasi tentang syarat
jabatan dirumuskan melalui informasi jabatan yang lain, sebagaimana telah
dikemukakan dalam Dasar-Dasar Analisis Jabatan.
Syarat jabatan sebenarnya bukan
merupakan aspek material jabatan, tetapi merupakan aspek pemegang jabatan yang
merupakan penyimpulan atas hasil analisis tentang butiran-butiran informasi
yang dirumuskan melalui proses pemegang jabatan dalam mengelola bahan
mengunakan alat kerja dengan tindakan kerja dalam kondisi tertentu menjadi
hasil kerja.
Suatu jabatan berbeda dari jabatan
lain dalam aspek mental dan aspek fisik yang terkandung di
dalamnya. Sedangkan suatu
jabatan sering mengandung aspek fisik dan mental yang banyak. Di lain pihak
kemampuan yang ada pada seseorang berbeda dari kemampuan orang lain. Di samping
itu kemampuan setiap orang juga terbatas. Keadaan tersebut mengakibatkan tidak
ada orang yang mampu mengerjakan semua macam pekerjaan. Karena perbedaan aspek
fisik serta mental pada setiap jabatan dan keterbatasan kemampuan orang, maka
perlu ditentukan syarat jabatan, yaitu syarat
yang harus dipenuhi oleh seseorang untuk dapat melakukan pekerjaan tersebut
dengan wajar.
Suatu
jabatan berbeda syaratnya dengan jabatan lain, karena adanya perbedaan dalam upaya
mental, upaya fisik, bahan, peralatan, kondisi lingkungan kerja, dan risiko
bahaya, antara jabatan yang satu dengan yang lainnya. Syarat untuk dapat
melakukan upaya mental dan fisik dengan melakukan tindak kerja untuk
mengolah bahan kerja, mengunakan alat kerja menjadi hasil kerja
dalam kondisi tertentu tersebut, dirumuskan sebagai syarat jabatan, yang
berupa kualifikasi tertentu yang harus di penuhi oleh pemegang jabatan agar bisa melakukan tindak kerja
tersebut dengan wajar.
Syarat
jabatan yang pokok adalah keterampilan kerja untuk bisa mendapatkan
keterampilan, seorang perlu memiliki pengetahuan kerja. Agar memiliki
pengetahuan kerja, seorang harus mengikuti pendidikan, pelatihan dan pengalaman
tertentu. Sedangkan untuk dapat belajar, berlatih dan berpengalaman
tertentu seseorang perlu memiliki bakat, temperamen, minat dan kondisi
serta upaya fisik tertentu.
Dengan
demikian syarat jabatan terdiri dari syarat keterampilan kerja,
kompetensi kerja, pengetahuan kerja, pelatihan kerja, pendidikan, pengalaman
kerja, bakat kerja, temperamen kerja, minat, kondisi fisik dan upaya fisik.
Pada
bagian di bawah ini di uraikan satu persatu syarat tersebut; hanya saja syarat
kondisi fisik dan upaya fisik tidak di uraikan di sini tetapi diuraikan
bersama-sama kondisi lingkungan kerja dan kemungkinan risiko bahaya karena
upaya fisik dan kondisi fisik sangat erat kaitannya dengan kondisi lingkungan kerja
dan kemungkinan risiko bahaya.
2.2. Kualifikasi Jabatan
Kualifikasi/ciri-ciri yang harus dimiliki oleh (calon)
pemegang jabatan agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab jabatannya
dengan baik.
Unsur/Komponen :
- Ketrampilan kerja
- Pengetahuan Kerja
- Pendidikan Formal (Umum &
Khusus)
- Pelatihan/Kursus (Jenis &
Lamanya)
- Pengalaman Keja (Jenis &
Lamanya)
- Penguasaan Bahasa
- Persyaratan Fisik (Tinggi,
Berat, Wajah, Suara, dan lain-lain)
- Jenis Kelamin
- Usia
- Status Perkawinan
- Bakat, Kepribadian dan Minat
- Kompetensi
- Persyaratan lain
2.3.
Metode Pengumpulan Data Jabatan
- Daftar Pertanyaan
(Questionaire)
- Wawancara (Interview)
- Pengamatan (Observation)
- Catatan Harian Pekerjaan (Log
Book)
2.4.
Sumber Data Jabatan
- Pemegang Jabatan
- Atasan (langsung dan tidak
langsung)
- Rekan Kerja
- Bawahan Langsung
- Tenaga Ahli atau Konsultan
- Peraturan / Pedoman Kerja
2.5. Langkah-Langkah
(Proses) Analisis Jabatan
- Menentukan tujuan/penggunaan
hasil analisis jabatan
- Mengumpulkan keseluruhan
informasi tertulis tentang latar belakang jabatan yang akan dianalisis
- Menentukan jabatan kunci
(apabila jabatan terlalu banyak)
- Mengumpulkan data jabatan di
lapangan
- Mengecek informasi jabatan
dengan pihak yang kompeten dan berkepentingan
- Menyusun uraian jabatan dan
persyaratan jabatan
- Melakukan penyesuaian /
penyempurnaan (updating) dari waktu ke waktu
BAB
III
PENUTUP
A.
Simpulan
Pembahasan di atas dapat simpulkan sebagai berikut:
1.
Analisis
pekerjaan/jabatan yaitu proses pengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan
pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis. Hasil dari analisis
pekerjaan adalah uraian pekerjaan (job
description) dan spesifikasi pekerjaan (Job
specification)
2.
Job description atau uraian
pekerjaan adalah Dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi
penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang
satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Urian pekerjaan tersebut biasanya
berisi: a. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, b. Hubungan tugas dan tanggung
jawab, c. Standar wewenang dan
pekerjaan, d. Syarat kerja/Stndar Kerja,
e. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, dan
f. Spesifiksi Pekerjaan (Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya)
3. Spesifiksi Pekerjaan (Job
spesification) adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu
jabatan dengan baik dan kompeten. Job
spesification berisi: a.
Tingkat pendidikan pekerja, b. Jenis
kelamin pekerja, c. Keadaan fisik pekerja, d. Pengetahuan dan kecakapan
pekerja, e. Batas umur pekerja, f. Nikah atau belum., g. Minat pekerja, h Emosi
dan temperamen pekerja, dan i. Pengalaman pekerja
B.
Saran
Saran yang dapat penulis ajukan adalah hendaknya pembaca
dapat mengimplemantasikan analis jabatan apabila dengan sebenar-benarnya
seandainya mendapat tugas sebagai analis jabatan atau sebagai pemimpin suatu
oraganisasi atau lembaga.
DAFTAR PUSTAKA
Adi, Isbandi Rukminto. 2002. Pemikiran-pemikiran dalam Pembangunan Kesejahteraan Sosial,
(Jakarta: Lembaga Penerbit FE-UI
Anonim, 2010. Anlissi Jabatan
http://www.pemimpin-unggul.com/analisa_jabatan.html
http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/04/analisa-jabatan-pengantar-dankonsep.html
, akses, 14 April 2010)
Dessler,
Gerry, 1993, Manajemen Sumber Daya Manusia. Human Ressouce Management 7 c,
Edisi Indonesia, Jilid 2, Jakarta, Prenhaliindo
Handoko
dan Tjiptono. 1996. KepemimpinanTransformasional
dan Pemberdayaan, (Dimuat dalam Jurna Ekonomi dan Bisnis Indonesia.
Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada
Hasibuan,
H.Malayu S.P. 2005; Manajemen Sumber Daya Manusia; , Jakarta: Bumi
Aksara.
Husna Suad & Heiddjrachman (1997). Manajemen
Personalia. Penerbit BPFE. Yogyakarta.
Mathis,
Robert L. dan John H Jackson, 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia, ,
Jakarta , Salemba Empat.
Moekiat (1998). Analisis Jabatan.
Penerbit Mandar Maju. Bandung
Said, Ismail. 2001. Pemberdayaan Sumber Daya Aparatur Pemerintah Ditinjau dari Sudut
Hukum Kepegawaian. Jurnal : 204 ANALISIS, TAHUN II, NOMOR 4,
Oktober 2001
Saydam GouzaJi (1996). Manajemen Sumber Daya Manusia.
Penerbit Djambatan
Umar, Husen. 2005. Riset
Sumber Daya Manusia.
Jakarta; PT Gramedia Utama.
.
Wexley Kenneth N & Yulk Gary (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia. Penerbit Rineka Cipta.
DOWNLOAD FILE DI SINI
Jadi tahu teori tentang jabatan itu apa, lebih jelas dan detil. Trims ya..
BalasHapuskurang jelas
BalasHapus