Pages

Rabu, 14 Agustus 2013

URAIAN JABATAN DAN PERSYARATAN JABATAN


BAB I
PENDAHULUAN
1.1.  Latar Belakang
 Organisasi terdiri dari berbagai elemen yang salah satunya adalah sumber daya manusia. Sedangkan sumberdaya lainnya adalah bahan, mesin/peralatan, metoda/cara kerja dan modal. Berkenaan dengan sumberdaya organisasi perlu diingat bahwa semua itu tidaklah tersedia secara berlimpah. Ada keterbatasan yang mengakibatkan pemanfaatannya harus dilakukan secara cermat. Proses manajemen yang balk harus bisa memanfaatkan keterbatasan tersebut demi tercapainya tujuan organisasi.
Sebagaimana elemen organisasi yang lain sumberdaya manusia harus dikelola dengan baik. Bahkan bisa dikatakan babwa pengelolaan organisasi pada dasarnya adalah proses pengelolaan manusia. Semua organisasi apapun jenis, ukuran, fungsi ataupun tujuannya harus beroperasi dengan dan melalui manusia. Dibandingkan dengan elemen-elemen yang lain memang dapat dikatakan bahwa manusia adalah merupakan elemen yang paling dinamis dan kompleks.
Seringkali effisiensi pelaksanaan organisasi tergantung pada pengelolaan dan pendayagunaan manusia, itulah sebabnya maka setiap manajer harus mampu bekerja secara efektif dengan manusia, dan harus mampu memecahkan bermacam-macam persoalan sehubungan dengan pengelolaan sumberdaya manusia. Pengelolaan sumberdaya manusia di dalam organisasi kemudian dikenal dengan manajemen Personalia dan kemudian berkembang menjadi Manajemen Sumberdaya Manusia.




1.2.  Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang di dapatkan dari latar belakang masalah diatas adalah bagaimana penjelasan mengenai uraian jabatan dan persyaratan jabatan.

1.3.  Manfaat Penulisan
Manfaat dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui penjelasan mengenai uraian jabatan, persyaratan jabatan serta mendeskripsikan persyaratan-persyaratannya.



BAB II
PEMBAHASAN
A. URAIAN JABATAN
2.1. Pengantar
Untuk bisa menerapkan motto "The Right Man on the Right Place at the Right Time" ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur "PLACE-" nya, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (MAN) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai JABATAN.
Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih jauh. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah JABATAN ini, Departemen Tenaga Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan, sebagai berikut:
UNSUR
Ialah komponen yang paling kecil dari pekerjaan. Misalnya memutar, menggosok, menarik, mengangkat, menekan dan sebagainya.
TUGAS
Ialah sekumpulan dart beberapa UNSUR pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.
KEDUDUKAN (POSISI)
Ialah sekumpulan TUGAS yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjanya.
PEKERJAAN
Ialah sekumpulan KEDUDUKAN (POSISI) yang memiliki persamaan kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekeIjaan dapat diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat.
JABATAN (JOB)
Ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.
Setelah jelas apa yang dimaksud dengan JABATAN, belum berarti bahwa permasalahan sudah selesai. Terbatasnya pengetahuan tentang jabatan-jabatan yang ada dalam perusahaan seringkali terjadi karena tidak adanya keseragaman istilah (NAMA JABATAN) danjuga karena selalu terjadi perubahan-perubahan pada jabatan itu sendiri.
Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda.
Kebanyakan perusahaan hanya tahu bahwa misalnya mereka mempunyai 5 orang tukang ketik, 20 orang operator dan 8 orang ahli teknik. Namun apa yang sebenarnya dilakukan oleh orang-orang tersebut belum tentu diketahui secara jelas oleh perusahaan. Bahkan ironisnya para pemegang jabatan itu


sendiri kadangkala tidak tahu atau merasa ragu tentang sipa yang seharusnya ia kerjakan.
Untuk mengatasi hal ini, bisa dilakukan Analisa Jabatan. Suatu studi yang secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berhubungan dengan suatu jabatan

2.2. Peran Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia
Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan sangatlah diperlukan, antara lain untuk keperluan :
Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja
Menentukan besarnya upah
Merancang jalur karir pekerja / pegawai
Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil
Merancang program pendidikan dan pelatihan yang efektif
Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisa jabatan juga bermanfaat bagi pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadinya. Dengan ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan  kualifikasi yang ia miliki, berarti para pegawai tersebut telah diberikan kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.



2.3. Analisis Jabatan
Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu :
Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut
Apa wewenang dan tanggung jawabnya
Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
Bagaimana cara melakukannya
Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya jam bekerja
Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut
Dan lain-lain
Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu :
1. Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian
2. Pekerja yang bersangkutan
3. Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu
4. Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan
Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara :
1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang Jabatan
2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya

3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari buku catatan harian
Informasi yang diperoleh dari Analisa Jabatan ini dapat digolongkan dalam beberapa butir berikut:
Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )
a. Penyusunan organisasi baru
b. Penyempumaan organisasi yang sekarang
c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan
2. Kepegawaian
a. Rekrutmen seleksi/penempatan
b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)
c. Penyusunanjenjang karir (Career Planning)
d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)
e. Program pelatihan
3. Ketatalaksanaan
a. Tata laksana
b. Tata kerja/prosedur
Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang diperoleh dari proses analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian di susun secara sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut uraian jabatan (Job Description).
Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
1. Uraian Jabatan (Job Description).
2 Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
2.3.1. Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :

1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan
2. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya
4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat
5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja
6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
7. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya
8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas

2.3.2. Spesifikasi/Persyaratan Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
2.3.3. Kegunaan Analisa Jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja
2.4. Pelaksanaan Analisis Jabatan
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap pengumpulan data
3. Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai



B. PERSYARATAN JABATAN  (JOB SPECIFICATION)
2.1. Pengantar
Syarat jabatan merupakan informasi jabatan turunan artinya, informasi tentang syarat jabatan dirumuskan melalui informasi jabatan yang lain, sebagaimana telah dikemukakan dalam Dasar-Dasar Analisis Jabatan.
            Syarat jabatan sebenarnya bukan merupakan aspek material jabatan, tetapi merupakan aspek pemegang jabatan yang merupakan penyimpulan atas hasil analisis tentang butiran-butiran informasi yang dirumuskan melalui proses pemegang jabatan dalam mengelola bahan mengunakan alat kerja dengan tindakan kerja dalam kondisi tertentu menjadi hasil kerja.
            Suatu jabatan berbeda dari jabatan lain dalam aspek mental dan aspek fisik yang terkandung di dalamnya. Sedangkan suatu jabatan sering mengandung aspek fisik dan mental yang banyak. Di lain pihak kemampuan yang ada pada seseorang berbeda dari kemampuan orang lain. Di samping itu kemampuan setiap orang juga terbatas. Keadaan tersebut mengakibatkan tidak ada orang yang mampu mengerjakan semua macam pekerjaan. Karena perbedaan aspek fisik serta mental pada setiap jabatan dan keterbatasan kemampuan orang, maka perlu ditentukan syarat jabatan, yaitu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang untuk dapat melakukan pekerjaan tersebut dengan wajar.
            Suatu jabatan berbeda syaratnya dengan jabatan lain, karena adanya perbedaan dalam upaya mental, upaya fisik, bahan, peralatan, kondisi lingkungan kerja, dan risiko bahaya, antara jabatan yang satu dengan yang lainnya. Syarat untuk dapat melakukan upaya mental dan fisik dengan melakukan tindak kerja untuk mengolah bahan kerja, mengunakan alat kerja menjadi hasil kerja dalam kondisi tertentu tersebut, dirumuskan sebagai syarat jabatan, yang berupa kualifikasi tertentu yang harus di penuhi oleh pemegang jabatan  agar bisa melakukan tindak kerja tersebut dengan wajar.
            Syarat jabatan yang pokok adalah keterampilan kerja untuk bisa mendapatkan keterampilan, seorang perlu memiliki pengetahuan kerja. Agar memiliki pengetahuan kerja, seorang harus mengikuti pendidikan, pelatihan dan pengalaman tertentu. Sedangkan untuk dapat belajar, berlatih dan berpengalaman tertentu seseorang perlu memiliki bakat, temperamen, minat dan kondisi serta upaya fisik tertentu.
            Dengan demikian syarat jabatan terdiri dari syarat keterampilan kerja, kompetensi kerja, pengetahuan kerja, pelatihan kerja, pendidikan, pengalaman kerja, bakat kerja, temperamen kerja, minat, kondisi fisik dan upaya fisik.
            Pada bagian di bawah ini di uraikan satu persatu syarat tersebut; hanya saja syarat kondisi fisik dan upaya fisik tidak di uraikan di sini tetapi diuraikan bersama-sama kondisi lingkungan kerja dan kemungkinan risiko bahaya karena upaya fisik dan kondisi fisik sangat erat kaitannya dengan kondisi lingkungan kerja dan kemungkinan risiko bahaya.
2.2. Kualifikasi Jabatan
Kualifikasi/ciri-ciri yang harus dimiliki oleh (calon) pemegang jabatan agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab jabatannya dengan baik.
Unsur/Komponen :
  • Ketrampilan kerja
  • Pengetahuan Kerja
  • Pendidikan Formal (Umum & Khusus)
  • Pelatihan/Kursus (Jenis & Lamanya)
  • Pengalaman Keja (Jenis & Lamanya)
  • Penguasaan Bahasa
  • Persyaratan Fisik (Tinggi, Berat, Wajah, Suara, dan lain-lain)
  • Jenis Kelamin
  • Usia
  • Status Perkawinan
  • Bakat, Kepribadian dan Minat
  • Kompetensi
  • Persyaratan lain
2.3. Metode Pengumpulan Data Jabatan
  • Daftar Pertanyaan (Questionaire)
  • Wawancara (Interview)
  • Pengamatan (Observation)
  • Catatan Harian Pekerjaan (Log Book)
2.4. Sumber Data Jabatan
  • Pemegang Jabatan
  • Atasan (langsung dan tidak langsung)
  • Rekan Kerja
  • Bawahan Langsung
  • Tenaga Ahli atau Konsultan
  • Peraturan / Pedoman Kerja
2.5. Langkah-Langkah (Proses) Analisis Jabatan
  1. Menentukan tujuan/penggunaan hasil analisis jabatan
  2. Mengumpulkan keseluruhan informasi tertulis tentang latar belakang jabatan yang akan dianalisis
  3. Menentukan jabatan kunci (apabila jabatan terlalu banyak)
  4. Mengumpulkan data jabatan di lapangan
  5. Mengecek informasi jabatan dengan pihak yang kompeten dan berkepentingan
  6. Menyusun uraian jabatan dan persyaratan jabatan
  7. Melakukan penyesuaian / penyempurnaan (updating) dari waktu ke waktu



BAB III
PENUTUP
A.    Simpulan
Pembahasan di atas dapat simpulkan sebagai berikut:
1.      Analisis pekerjaan/jabatan yaitu proses pengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis. Hasil dari analisis pekerjaan adalah uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (Job specification)
2.      Job description atau uraian pekerjaan adalah Dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Urian pekerjaan tersebut biasanya berisi: a. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, b. Hubungan tugas dan tanggung jawab, c.  Standar wewenang dan pekerjaan, d.  Syarat kerja/Stndar Kerja, e.  Ringkasan pekerjaan atau jabatan, dan f. Spesifiksi Pekerjaan (Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya)
3.      Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification) adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang  bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Job spesification berisi: a. Tingkat pendidikan pekerja, b.  Jenis kelamin pekerja, c. Keadaan fisik pekerja, d. Pengetahuan dan kecakapan pekerja, e. Batas umur pekerja, f. Nikah atau belum., g. Minat pekerja, h Emosi dan temperamen pekerja, dan i. Pengalaman pekerja





B.     Saran
Saran yang dapat penulis ajukan adalah hendaknya pembaca dapat mengimplemantasikan analis jabatan apabila dengan sebenar-benarnya seandainya mendapat tugas sebagai analis jabatan atau sebagai pemimpin suatu oraganisasi atau lembaga.



DAFTAR PUSTAKA


Adi, Isbandi Rukminto. 2002. Pemikiran-pemikiran dalam Pembangunan Kesejahteraan Sosial, (Jakarta: Lembaga Penerbit FE-UI

Anonim, 2010. Anlissi Jabatan
http://www.pemimpin-unggul.com/analisa_jabatan.html
http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/04/analisa-jabatan-pengantar-dankonsep.html , akses, 14 April 2010)

Dessler, Gerry, 1993, Manajemen Sumber Daya Manusia. Human Ressouce Management 7 c, Edisi Indonesia, Jilid 2, Jakarta, Prenhaliindo

Handoko dan Tjiptono. 1996. KepemimpinanTransformasional dan Pemberdayaan, (Dimuat dalam Jurna Ekonomi dan Bisnis Indonesia. Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada

Hasibuan, H.Malayu S.P. 2005; Manajemen Sumber Daya Manusia; , Jakarta: Bumi Aksara.

Husna Suad & Heiddjrachman (1997). Manajemen Personalia. Penerbit BPFE. Yogyakarta.

Mathis, Robert L. dan John H Jackson, 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia, , Jakarta , Salemba Empat.

Moekiat (1998). Analisis Jabatan. Penerbit Mandar Maju. Bandung

Said, Ismail. 2001. Pemberdayaan Sumber Daya Aparatur Pemerintah Ditinjau dari Sudut Hukum Kepegawaian. Jurnal : 204 ANALISIS, TAHUN II, NOMOR 4, Oktober 2001

Saydam GouzaJi (1996). Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Djambatan

Umar, Husen. 2005. Riset Sumber Daya Manusia. Jakarta; PT Gramedia Utama.

.
Wexley Kenneth N & Yulk Gary (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia. Penerbit Rineka Cipta.


DOWNLOAD FILE DI SINI

KHASANAH ILMU
JUJUR - MUDAH - MURAH
http://khasanahilmuu.blogspot.com/2013/08/

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

 

Blogger news

Blogroll

About